Cuando el ERP concentra los datos de clientes, proveedores y operaciones, pero la firma de contratos ocurre en otro flujo, el equipo puede terminar copiando información, haciendo seguimiento manual a los firmantes y buscando documentos en varios sistemas. Integrar VikaSign con tu ERP ayuda a conectar estas etapas y facilita el seguimiento de los contratos.
¿Qué puede aportar la integración entre ERP y firma electrónica?
Una integración puede permitir que el ERP inicie una solicitud de firma electrónica con los datos que ya existen en un proceso empresarial. Después de la firma, el estado o el documento correspondiente puede quedar disponible para el flujo adecuado, según el diseño técnico y los sistemas involucrados.
VikaSign dispone de API y webhooks que pueden servir para conectar sistemas de la empresa. Los eventos, datos, alcance de implementación y condiciones del plan deben validarse con el equipo de VikaSign. La disponibilidad de un conector listo depende del ERP y de los requisitos: no conviene asumir que todas las plataformas se conectan directamente.
Cinco pasos para planificar la integración
- Elige el proceso: identifica qué documento se firma y dónde empieza, por ejemplo, una venta, el alta de un proveedor o un proceso de recursos humanos.
- Define los datos: determina qué campos del ERP y documentos se necesitan, quién firma y dónde quedará la referencia del contrato final.
- Establece disparadores y estados: documenta cuándo se crea la solicitud y qué actualizaciones necesita el equipo, como enviada, completada o pendiente.
- Valida la solución técnica: revisa API, webhooks, permisos, seguridad y alcance con tu equipo técnico y VikaSign.
- Prueba excepciones: comprueba datos incompletos, solicitudes rechazadas, cambios de firmantes y reintentos antes de ampliar el uso.
¿Por dónde empezar?
Empieza con un proceso frecuente y bien definido. Ventas puede conectar propuestas y acuerdos de servicio; compras, contratos con proveedores; operaciones y RR. HH., documentos internos. Mide el tiempo de preparación, seguimiento y localización de contratos firmados antes de ampliar la integración.
Preguntas frecuentes
¿VikaSign tiene un conector listo para cualquier ERP?
La disponibilidad depende del ERP y del caso de uso. La API y los webhooks de VikaSign pueden permitir una integración personalizada, sujeta a validación técnica y comercial.
¿Qué información conviene preparar?
Ten a mano el nombre y la versión del ERP, un ejemplo del proceso, los campos y documentos involucrados, el volumen esperado y los sistemas que deben recibir actualizaciones.
Conoce la API de firma electrónica de VikaSign y la gestión de contratos, o habla con nuestro equipo sobre tu ERP. Lee este artículo en portugués o inglés.